Klant:  Attent wonen welzijn zorg, www.attentwwz.nl


Attent wwz is een fusieorganisatie voor ouderenzorg en thuiszorg en heeft bijna 1700 medewerkers, 650 vrijwilligers en ongeveer 1700 cliënten. Attent wwz beheert een achttal locaties voor o.a. verblijf, verzorging en verpleging in de regio’s Overbetuwe, Arnhem, Doesburg, Rheden en Dieren. Attent Zorg Thuis is de thuiszorgorganisatie van Attent wwz in deze regio’s.


Case:  Organisatie flexschil Attent wwz en Attent Uitzendbureau


Verantwoordelijke: Ruud Wieskamp

Manager Attent Uitzendbureau en Locatiemanager Attent Zorg Thuis.


Oplossing: Poolmanager®Web
Koppeling: DBS

 

Inhoud: Situatie 2005, huidige werkwijze, resultaten, implementatie, koppeling verloning, waarom Poolmanager?

 

Situatie en achtergrond 2005:


In 2005 ontstaat de vraag vanuit Attent wwz om voor de fusieorganisatie de flexbehoefte en doorgroeimogelijkheden van de flexpool in kaart te brengen. Als toenmalig Coördinerend Hoofd P & O krijgt Ruud Wieskamp de leiding over dit project en het idee ontstaat om binnen een jaar een flexbureau op te richten om de eigen behoefte in te vullen, waarbij het flexbureau ook als commercieel uitzendbureau kan fungeren.


Er wordt een half jaar voor uitgetrokken om draagvlak te creëren bij personeel, afdelingen en huizen. Hierna wordt gestart met het samenvoegen van de flexpools van de organisatie Geldershof en de verschillende verpleeghuizen. Al snel wordt besloten om de commerciële ambitie vooralsnog te laten varen en zich te richten op het interne uitzendbureau.
 

Na eerst gewerkt te hebben zonder gespecialiseerde software ondersteuning, worden 4 software leveranciers uitgenodigd die het proces rondom de flexschil zouden kunnen ondersteunen, waarna Poolmanager na een grondige selectie als beste partij uit de bus komt.


Huidige werkwijze Attent Uitzendbureau voor Attent wwz:


Bij tekorten op afdelingen van locaties of in de thuiszorg worden deze opgevuld met uitzendkrachten van het eigen uitzendbureau. Het aanvragen en inzetten van flexpersoneel wordt beheerd met Poolmanager, er werken momenteel 0.44 fte planner en 3.56 fte intercedenten met het systeem.


Er zijn 52 interne budgethouders welke, gefaciliteerd door Poolmanager®Web, via internet hun aanvragen doen bij het uitzendbureau. Daarnaast levert Attent Uitzendbureau deze dienstverlening ook aan 10 externe budgethouders.


Deze werkwijze heeft geleid tot:


Een uitermate effectieve organisatie van de flexschil, doordat op iedere werkplek, op iedere afdeling en zelfs vanuit thuis de centrale en/ of eigen planning nu zichtbaar is.

 

Een vergroot inzicht in aanvragen heeft geleid tot verbeterde communicatie en meer duidelijkheid in de personeelsprocessen. Er zijn geen misverstanden meer tussen afdelingen, de medewerkers van de flexpool en de planning van het flexbureau. Bij een nieuwe  aanvraag zijn reeds bestaande aanvragen nu zichtbaar ter voorkoming van dubbele aanvragen.(Dit kwam in het verleden regelmatig voor door miscommunicatie.)

 

Door de mogelijkheid om beschikbaarheden in te voeren via internet, wordt er beter rekening gehouden met de wensen van het personeel wat geleid heeft tot grotere tevredenheid enerzijds en de mogelijkheid tot een snellere en meer flexibele inzet van de flexpool anderzijds.

 

Ruime managementinformatie: er is altijd direct en precies inzicht in het aantal uitzenduren dat er gedraaid is per afdeling of huis/locatie, wat de mogelijkheid heeft geboden om goed te kunnen anticiperen.

 

Een tijdsbesparing in de planning en de verwerking van de flexpool en bij het inzetten van uitzendkrachten op last-minute aanvragen. Bovendien: doordat uitzendkrachten voorafgaand aan hun salarisuitbetaling hun gewerkte uren controleren, worden administratief tijdrovende correcties nu ook voorkomen.

 

Afdelingen waarderen de invloed die men kan uitoefenen op aanvragen, dat men kan terugkijken naar de uitvragen en in kan zien welke medewerkers wel of niet bevallen zijn bij eerdere uitvragen. De flexpool ervaart de werkwijze ook als erg prettig omdat men weet waar men aan toe is, men heeft veel inzicht en kan zien hoeveel uur men reeds ingepland staat.

 

Implementatie:

 

De implementatie is eigenlijk vrijwel vlekkeloos verlopen en goed afgestemd op de gebruikers, de “klapper” waar voorheen mee gewerkt werd en die tijdens de implementatie als back-up diende, was al snel verdwenen en door  de gebruiksvriendelijkheid van het programma kunnen nieuwe intercedenten eenvoudig zelf getraind worden zonder noodzaak van dure externe trainingen.

 

Koppeling Verloning:


Als salarissysteem gebruikt Attent wwz het pakket DBS. Tussen Poolmanager en DBS is een koppeling gerealiseerd voor de uitwisseling van medewerker- en urengegevens. In het proces is Poolmanager het leidende systeem, vanwege de noodzaak tot directe inzetbaarheid van medewerkers.


Tot slot: Waarom werkt Attent Uitzendbureau met Poolmanager?
 

Poolmanager is een compleet systeem, wat goed aansluit bij het proces van Attent wwz en Attent  Uitzendbureau aangaande de personeelsinzet. De verhouding van prijs, kwaliteit en functionaliteit is een groot voordeel van Poolmanager en de samenwerking wordt als erg prettig ervaren, je wordt snel geholpen en het verlonen gaat goed.
 

Tevens is Poolmanager voor Attent wwz als zorginstelling een erg goed communicatiemiddel binnen de eigen organisatiestructuur.
 

En…misschien wel het allerbelangrijkste: de medewerkers die met het Poolmanager systeem werken bij Attent zijn laaiend enthousiast, omdat het hen uitstekend helpt bij hun dagelijkse werkzaamheden en snel die informatie geeft die nodig is op het moment dat zij het nodig hebben. Ook op locaties waar in het begin behoorlijke weerstand was voor de verandering van het proces en het werken met een nieuw systeem, worden de mogelijkheden die Poolmanager biedt voor de organisatiestructuur nu erg gewaardeerd!